Asistentes Virtuales

Nota: véase la información sobre las normas aplicables a los asistentes virtuales como sector y profesión.

Sector de los Asistentes Virtuales

Los asistentes virtuales (VA) ofrecen una serie de servicios administrativos que trabajan para los clientes a distancia, desde una oficina en casa. Los servicios más habituales son la atención telefónica, la gestión de contenidos y redes sociales, el archivado en línea, la gestión de servicios públicos y otros proveedores, la organización de viajes, reuniones y eventos, y la gestión de flotas.

Este perfil proporciona información sobre la puesta en marcha y el funcionamiento de un asistente virtual. Describe las aptitudes necesarias, la formación disponible, las tendencias actuales del mercado y las cuestiones clave del comercio. También explica la legislación que debe cumplirse y proporciona fuentes de información y apoyo adicionales.

Cualificaciones y competencias

No se exige ninguna cualificación legal para poner en marcha y operar como asistente virtual. Sin embargo, en la práctica, será beneficiosa la experiencia previa en gestión de oficinas o como asistente personal. También se valorará el conocimiento actualizado de aplicaciones empresariales como Office 365, así como los conocimientos de redes sociales.

Los cursos adecuados para cualquier persona que tenga la intención de comenzar en el negocio como un miembro del sector de los asistentes virtuales incluyen:

• El curso de maestría para los asistentes virtuales proporcionado por VACT. El curso en línea cuesta alrededor de 1.000 libras esterlinas y cubre la estrategia empresarial, las herramientas y la tecnología, la gestión de clientes, el marketing, la planificación financiera y el trabajo con los asociados. Visite vact.co.uk/va-mastery-course para obtener más información.
• Diplomas dirigidos por Pitman Training que pueden estudiarse en centros de formación de todo el Reino Unido o a distancia, entre ellos los que a continuación se añaden a esta lista.
• Diploma de Asistente Virtual (VA), que cubre las habilidades de oficina necesarias para poder proporcionar un servicio de los asistentes virtuales y las habilidades involucradas en la gestión y comercialización de un negocio. El curso requiere unas cinco semanas de estudio a tiempo completo o 130 horas de estudio flexible a tiempo parcial. Visite pitman-training.com/our-courses/virtual-assistant-va-diploma para obtener más información y consultar los lugares donde se imparten los cursos y su coste.
• Diploma de Asistente Administrativo, que abarca las habilidades con el teclado, el levantamiento de actas y las habilidades de comunicación, así como el dominio de los paquetes de software más comunes, como Microsoft Office. El curso requiere unas seis semanas de estudio a tiempo completo o 150 horas de estudio flexible a tiempo parcial. Visite pitman-training.com/our-courses/administrative-assistant-diploma para obtener más información y consultar los lugares donde se imparten los cursos y su coste.
• El Diploma de Creación de Empresas, que abarca temas como la contabilidad empresarial, la teneduría de libros, el marketing, la gestión de proyectos y el uso de las redes sociales. El curso requiere unas seis semanas de estudio a tiempo completo o 140 horas de estudio flexible a tiempo parcial. Visite pitman-training.com/our-courses/business-startup-diploma para obtener más información y consultar los lugares y costes del curso.

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Desarrollo profesional
Los asistentes virtuales pueden mantenerse al día de las novedades y mejorar su conocimiento profesional utilizando una serie de recursos, entre ellos:

• Noticias e información publicadas por la Sociedad de Asistentes Virtuales (SVA, societyofvirtualassistants.co.uk), que también ofrece un foro de debate para los asistentes virtuales.
• VACT (vact.co.uk), que es una organización de miembros que ofrece recursos, guías, libros de trabajo y asesoramiento para los asistentes virtuales.
• VA Pro (vapromag.co.uk), que es una revista en línea que ofrece noticias y consejos para los asistentes virtuales.
  PA Life (palife.co.uk), una publicación en línea y en papel para asistentes personales que ofrece noticias, información y consejos sobre el desarrollo profesional y las habilidades empresariales básicas.
• La Asociación de Asistentes Personales y Ejecutivos (EPAA, epaa.org.uk/professional-development), que es una organización de miembros que ofrece eventos, formación y clases magistrales.
• Freelance University (freelanceu.com), que ofrece más de 80 tutorías y cursos especializados para autónomos, incluidas los asistentes virtuales.
• The PA Show (thepashow.com), que es una conferencia y una exposición para asistentes personales, asistentes de ventas, asistentes ejecutivos y directores de oficina.
  Cuestiones y tendencias clave del mercado
  Entre los problemas actuales del mercado que afectan a los asistentes virtuales, tanto a las que empiezan como a las ya establecidas, se encuentran los siguientes:
• El cambio post-pandémico hacia el trabajo a distancia y el trabajo híbrido puede afectar a la demanda de los asistentes virtuales a medida que las empresas reducen el número de días que los empleados están en la oficina. Las empresas también están subcontratando cada vez más tareas administrativas para liberar el tiempo de los empleados. Visite globalvirtualpartners.com/the-demand-for-virtual-assistants-is-increasing y peoplemanagement.co.uk/voices/comment/remote-and-flexible-working-will-be-the-new-normal#gref para más información.
• Según una encuesta realizada en 2021 por SVA Virtual Assistants, no es habitual que los asistentes virtuales empiecen a trabajar sin tener varios años de experiencia previa. La encuesta también reveló que el 97% de las asistentes virtuales trabajan desde casa y el 80% son autónomas. La red de contactos y las referencias fueron los principales métodos para encontrar nuevos clientes. Más de la mitad de los nuevos clientes encontrados a través de LinkedIn proceden de los contactos existentes de los asistentes virtuales, y en Facebook cuatro quintas partes proceden de sus contactos de grupo. Para más información, visite vapromag.co.uk/10-years-of-virtual-assistant-statistics.
• El aumento del uso de «chatbots» podría afectar a la demanda de los asistentes virtuales. En particular, un cambio en las expectativas de los consumidores ha provocado un aumento del número de empresas que utilizan chatbots para responder a las consultas de los clientes y gestionar el servicio de atención al cliente (verdict.co.uk/a-chatbot-carol).
• Las franquicias son una fuente de oportunidades y de competencia para los asistentes virtuales nuevos. Algunos ejemplos son Pink Spaghetti (pink-spaghetti.co.uk/franchise-opportunities), que cobra un canon de franquicia de 7.995 libras esterlinas (sin IVA), y Alchemy (alchemyva.co.uk/become-a-va), que proporciona detalles de los cánones de franquicia previa solicitud.

Aspectos comerciales y jurídicos

Los asistentes virtuales que empiezan y las que ya están establecidas se enfrentan a los siguientes problemas comerciales y jurídicos:

Equipamiento esencial
Los asistentes virtuales suelen necesitar una conexión de banda ancha de alta velocidad. Los paquetes de banda ancha de fibra óptica ilimitada cuestan entre 30 y 60 libras al mes. Los costes varían según el proveedor, la duración del contrato y las velocidades de descarga ofrecidas.

Los asistentes virtuales también necesitarán una licencia empresarial de Microsoft 365, que cuesta desde unos 4€ al mes. Visite microsoft.com/en-gb/microsoft-365/business/compare-all-microsoft-365-business-products-b para obtener más información.

La seguridad informática y cibernética es un tema crucial para los asistentes virtuales y es importante asegurarse de que el software de firewall y antivirus está en su lugar para proteger cualquier información de los clientes o la propia información de negocios de los asistentes virtuales, los registros y los datos que se almacenan en los PCs, ordenadores portátiles y tabletas.

También se necesitará un software especializado en reuniones en línea y seminarios web, como Cisco Webex (webex.com) y Adobe Connect (adobe.com/products/adobeconnect/meetings.html). Entre las funciones del software se encuentran la transmisión de vídeo en directo, el chat en directo y la grabación y reproducción de sesiones. Los costes varían, pero parten de unos 20 euros al mes. Las videoconferencias básicas a través de Zoom para uso empresarial cuestan desde 12 libras al mes. Visite zoom.us para más detalles.

VoIP y equipos de respuesta de llamadas
Los sistemas de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) permiten a los asistentes virtuales hacer y recibir llamadas telefónicas en línea. También permiten a los asistentes virtuales responder adecuadamente a las llamadas desviadas mostrando el nombre de los clientes cuyas llamadas han sido desviadas. Los sistemas de VoIP cuestan desde unos 20 euros (sin incluir las llamadas) al mes. Visita Voipfone (voipfone.co.uk) y Vonage (vonage.co.uk) para ver ejemplos de proveedores.

Los sistemas telefónicos de VoIP basados en la nube cuestan entre 25 y 46 euros al mes. Proporcionan flexibilidad, ya que las llamadas pueden realizarse desde un teléfono móvil o un PC/portátil, así como desde un teléfono de sobremesa. Los principales proveedores de servicios telefónicos también ofrecen sistemas de VoIP como parte de los paquetes de banda ancha para empresas, por ejemplo business.bt.com/products/business-phone-systems/voip.

Algunos de los asistentes virtuales también instalan una línea telefónica fija para empresas (separada de su línea doméstica), que cuesta entre 125 y 140 libras, mientras que el alquiler mensual de una línea telefónica fija para empresas cuesta desde unas 30 libras al mes. Visita business.bt.com/products/voice/phone-lines para más información.

Además de la VoIP, los asistentes virtuales también pueden utilizar un servicio como el Asistente Virtual de Callagenix (callagenix.com/solutions/virtual-assistant), que incluye una función de preaviso que informa a los asistentes virtuales de a qué cliente va dirigida la llamada.

Software y aplicaciones especializadas
Los asistentes virtuales suelen utilizar software y aplicaciones especializadas para gestionar su tiempo, hacer copias de seguridad, almacenar y compartir documentos y gestionar proyectos.

Algunos ejemplos de herramientas y aplicaciones especializadas son:

• Aplicaciones de calendario y reservas online
• 10to8 (10to8.com)
• Calendly (calendly.com)
• Software de copia de seguridad de datos
• Google Drive (google.com/intl/en-GB/drive)
• icloud (icloud.com)
• Gestión de proyectos
• Evernote (evernote.com)
• Gantter (gantter.com)
• Trabajo en equipo (teamwork.com)
• Aplicaciones de seguimiento del tiempo
• Clockify Time (clockify.me)
• ClockingIT (clockingit.com)

Los detalles de los precios de las herramientas y aplicaciones están disponibles a petición de cada proveedor o se muestran en sus sitios web.

Honorarios, pago e IVA
Los asistentes virtuales suelen cobrar una tarifa por hora y algunas cobran un anticipo mensual. A la hora de fijar sus honorarios, los asistentes virtuales deben tener en cuenta factores como los costes administrativos y otros gastos, el IVA, la Seguridad Social, la paga de vacaciones y el número de días que esperan trabajar cada mes.

La tarifa media que cobran los asistentes virtuales en el Reino Unido es de unas 27 libras por hora. Sin embargo, algunas cobran alrededor de 40 libras por hora y muchas ofrecen paquetes de apoyo que incluyen tarifas horarias más bajas si los clientes reservan un paquete específico de horas por adelantado.

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Afiliación a un organismo profesional
La pertenencia a un organismo profesional puede proporcionar una amplia gama de beneficios individuales y empresariales. Entre los organismos relevantes se encuentran:

• La Asociación de Asistentes Personales y Ejecutivos (EPAA, epaa.org.uk), que representa a los asistentes personales y ejecutivos (incluidas los asistentes virtuales) de todo el Reino Unido. Los beneficios de la afiliación incluyen un boletín electrónico mensual, oportunidades de establecer contactos y descuentos en cursos de formación. La cuota anual de afiliación individual es de 70 libras, dependiendo del grado de afiliación, y hay una cuota única de 15 libras.
• La Sociedad de Asistentes Virtuales (SVA, societyofvirtualassistants.co.uk), que es una asociación profesional que ofrece asesoramiento empresarial, información del sector y formación. La afiliación es gratuita, pero se sugiere una donación de 10 libras.
• La Asociación Internacional de Asistentes Virtuales (IVAA, ivaa.org) es una organización mundial que representa a las asistentes virtuales y ofrece oportunidades para establecer contactos y un directorio de búsqueda. La cuota anual es de 137 dólares.

Promover el negocio
Las oportunidades que tienen los asistentes virtuales para promocionar sus servicios son las siguientes:

• Ponerse en contacto con clientes potenciales, como organizaciones del sector público y privado, agencias empresariales y otras organizaciones de apoyo a las empresas que puedan ofrecer referencias.
• Aparecer en el directorio de la Asociación de Asistentes Virtuales del Reino Unido (UKAVA, ukava.co.uk), que cuesta alrededor de 50 libras esterlinas al año (sin IVA) para una entrada mejorada.
• Anunciarse a través de mercados de autónomos como Guru (guru.com), Upwork (upwork.com), Freelancer (freelancer.co.uk) y PeoplePerHour (peopleperhour.com). La mayoría de los mercados permiten a los autónomos crear un perfil básico gratuito, pero cobran una cuota de servicio de alrededor del 10% del valor de cualquier contrato que consigan a través del sitio. Los listados premium suelen costar entre 8 y 15 libras al mes e incluyen tarifas de servicio más bajas, ofertas ilimitadas y un perfil mejorado.
• Buscar en bolsas de trabajo como uk.indeed.com/virtual-assistant-jobs oportunidades de trabajo administrativo, de secretaría y de asistencia a domicilio.

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Seguros

Las aseguradoras Markel (markeluk.com/business-insurance/virtual-assistant-insurance) y PolicyBee (policybee.co.uk/virtual-assistants-insurance y policybee.co.uk/cyber-insurance) ofrecen seguros especializados para los asistentes virtuales, que incluyen la cobertura de errores en el trabajo realizado para los clientes, el robo de un ordenador portátil que contenga información confidencial y el riesgo de ciberataque.

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Impuestos

Véase los impuestos aplicables a los autónomos y profesionales, incluso en sus actividades internacionales. En esta profesión, y en algunos países, les son aplicables medidas tributarias anti-evasión.

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Otros Aspectos

Aspectos Generales del Negocio

Local del Negocio y Oficina en la Vivienda

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Personal y Aprendices

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Comercio Electrónico en el Sector

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Requisitos de seguridad: Instalación contra incendios[rtbs name=»instalacion-contra-incendios-sectores»]

Solicitud de crédito comercial[rtbs name=»solicitud-de-credito-comercial-sectores»]

Recursos

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Véase También

Editores autónomos
Correctores autónomos